La quittance de loyer est-elle obligatoire ? Oui, un bailleur doit fournir une quittance de loyer dès que son locataire la demande et toujours gratuitement.
Dans ce guide, nous vous expliquons comment la fournir, quand et avec quelles mentions exactes.
Quittance de loyer : à quoi sert-elle vraiment ?
Avant de parler d’obligations, il faut comprendre à quoi sert ce document. Une quittance de loyer, c’est la preuve officielle que le locataire a bien réglé ce qu’il devait : loyer + charges.
Quittance vs reçu : deux documents souvent confondus
On mélange souvent les deux, pourtant ils n’ont pas le même rôle :
- Le reçu atteste d’un paiement partiel.
- La quittance confirme que tout a été payé pour le mois concerné.
Autrement dit : tant que tout n’est pas réglé, vous n’émettez pas une quittance, mais un reçu. Une nuance qui peut éviter bien des malentendus.
Pourquoi le locataire en a parfois absolument besoin
Dans les faits, la quittance est un document que les locataires utilisent beaucoup plus qu’on ne l’imagine. Elle peut être demandée pour :
- un dossier de location,
- une demande d’aide (CAF, Action Logement…),
- une régularisation,
- un justificatif en cas de litige,
- ou simplement pour suivre leurs paiements.
La quittance de loyer est-elle obligatoire pour le bailleur ?
Sur ce point, la loi ne laisse aucune ambiguïté : si votre locataire vous demande une quittance, vous devez la fournir.
Et vous devez le faire gratuitement.
Cette obligation figure dans l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, qui encadre les rapports locatifs. Le texte est clair : tout locataire qui en fait la demande doit recevoir une quittance détaillant le loyer et les charges qu’il a réellement payées.
Quand devez-vous obligatoirement délivrer une quittance ?
Deux conditions simples suffisent :
- Le locataire en fait la demande
- Le loyer est payé en totalité pour la période concernée.
Si l’un des deux éléments manque (par exemple : paiement partiel), vous ne devez pas émettre une quittance, mais un reçu.
À quelle fréquence l’envoyer ?
La loi ne prévoit pas d’envoi automatique chaque mois.
Mais dans la pratique, beaucoup de bailleurs choisissent de le faire pour éviter :
- les relances,
- les oublis,
- les tensions inutiles,
- et les demandes administratives en cascade.
Envoyer les quittances régulièrement, c’est surtout une manière de garder un dossier propre et de ne pas s’y replonger trois mois plus tard.
La quittance doit-elle être gratuite ?
Oui, toujours.
La facturer est strictement interdit. C’est une obligation légale entièrement à la charge du bailleur.
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Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la quittance de loyer ?
Voici les éléments que toute quittance doit obligatoirement inclure :
- L’identité du bailleur (nom + adresse)
- L’identité du locataire
- L’adresse du logement concerné
- La période du loyer payé (ex. : janvier 2025)
- Le montant du loyer hors charges
- Le montant des charges
- Le total réglé par le locataire
- La date d’émission de la quittance
- La mention “quittance de loyer” (oui, c’est un vrai réflexe à garder)
L’objectif : rendre la lecture claire, éviter les ambiguïtés et faciliter la vie du locataire comme du bailleur.
Le cas du paiement partiel : attention au piège
C’est LE point qui crée le plus de confusion.
Si le locataire règle seulement une partie du loyer, vous ne pouvez pas délivrer une quittance.
Vous devez fournir un reçu, qui atteste uniquement du montant payé.
La quittance doit toujours correspondre à un paiement du loyer complet, rien d’autre.
Les erreurs les plus fréquentes (et comment les éviter)
On observe souvent les mêmes oublis… qui peuvent poser problème en cas de contrôle ou de litige. Parmi eux :
- Indiquer un montant global sans distinguer loyer et charges
- Oublier la période concernée
- Mentionner une somme due au lieu d’une somme réglée
- Modifier la quittance après coup
- Ne pas conserver d’historique
Comment envoyer une quittance de loyer correctement ?
Bonne nouvelle : aujourd’hui la quittance peut être envoyée au format papier ou numérique. La loi n’impose pas un support particulier. Ce qui compte, c’est que le locataire reçoive un document clair, lisible… et conforme.
La quittance envoyée par mail : possible, mais sous conditions
L’envoi dématérialisé est parfaitement légal, à une condition simple :
Le locataire ne doit pas s’y opposer.
S’il préfère recevoir sa quittance en version papier, vous devez respecter son choix.
Mais dans la majorité des cas, l’envoi par mail est accepté et même apprécié pour sa simplicité.
C’est aussi le format privilégié par les bailleurs qui souhaitent garder une gestion propre, rapide et sans paperasse.
Une signature est-elle obligatoire ?
Non.
Contrairement à d’autres documents (comme l’état des lieux), une quittance n’a pas besoin d’être signée pour être valable, qu’elle soit envoyée en PDF ou imprimée.
Une signature peut être ajoutée si vous le souhaitez, mais ce n’est pas une exigence légale.
Les formats recommandés (PDF, automatisation…)
Pour éviter toute contestation, le format PDF reste le plus adapté :
- il fige le contenu,
- il se stocke facilement,
- il évite les modifications involontaires,
- il peut être historisé automatiquement.
Est-ce qu'un bailleur peut refuser de délivrer une quittance de loyer au locataire ?
En tant que bailleur, vous êtes dans l’obligation de délivrer une quittance à votre locataire si ce dernier vous la réclame.
Si vous ne la fournissez pas, il peut :
- vous adresser une demande écrite (mail ou courrier),
- saisir la commission départementale de conciliation,
- ou, en dernier recours, s’adresser au tribunal pour exiger l’envoi du document.
Modèle de quittance de loyer conforme
Quittance de loyer
Bailleur : [Nom + adresse]
Locataire : [Nom]
Logement : [Adresse complète du bien]
Période concernée : [Mois + année]
Montant du loyer hors charges : [€]
Montant des charges : [€]
Total payé : [€]
Je soussigné(e) [Nom du bailleur], atteste avoir reçu de la part de [Nom du locataire] la somme totale de [€], correspondant au paiement intégral du loyer et des charges pour la période indiquée.
Fait à [Ville], le [Date].
[Signature facultative]
Modèle de reçu de paiement en cas de paiement partiel
Reçu de paiement
Bailleur : [Nom + adresse]
Locataire : [Nom]
Logement : [Adresse complète du bien]
Période concernée : [Mois + année]
Montant reçu : [€]
Montant restant dû : [€]
Je soussigné(e) [Nom du bailleur], atteste avoir reçu de la part de [Nom du locataire] la somme de [€], correspondant à un paiement partiel du loyer et des charges pour la période indiquée.
Fait à [Ville], le [Date].
[Signature facultative]
Modèle de quittance de loyer pour une colocation
Quittance de loyer
Bailleur : [Nom + adresse]
Colocataires : [Liste des noms]
Logement : [Adresse complète du bien]
Période concernée : [Mois + année]
Loyer hors charges : [€]
Charges : [€]
Total payé : [€]
Je soussigné(e) [Nom du bailleur], atteste avoir reçu la somme totale de [€] réglée par les colocataires ci-dessus pour la période indiquée.
Fait à [Ville], le [Date].
[Signature facultative]
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Comment Livimmo simplifie l’envoi des quittances ?
Émettre une quittance, ce n’est pas compliqué.
Ce qui l’est, c’est de ne pas l’oublier, de la ranger au bon endroit, ou de la retrouver trois mois plus tard quand un locataire en a besoin pour un dossier.
C’est exactement là que le logiciel de gestion locative en ligne Livimmo fait gagner du temps et un peu de sérénité.
Dès qu’un loyer est enregistré comme payé, la quittance est prête.
Les mentions obligatoires sont déjà en place.
Les montants sont préremplis.
Et si la réglementation évolue, la mise à jour se fait côté outil, sans rien changer pour vous.
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