Les charges locatives sont souvent source de confusion, de litiges ou de malentendus entre bailleurs et locataires. Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ? Lesquelles ne le sont pas ? À quelles obligations le propriétaire est-il soumis ? Que doit-il fournir comme justificatifs ? Et comment éviter les erreurs fréquentes dans la régularisation annuelle ? Livimmo vous explique tout sur ce point clé de la gestion locative.
À retenir en bref
- Les charges locatives sont les dépenses avancées par le propriétaire que le locataire rembourse, uniquement si elles sont récupérables.
- La liste des charges récupérables est définie par décret (eau, entretien, chauffage collectif, ordures, etc.).
- Le bailleur peut opter pour un forfait (bail meublé) ou des provisions avec régularisation (bail vide).
- La régularisation annuelle est obligatoire et doit être précédée d’un relevé transmis 1 mois avant.
- Certaines charges, comme les travaux importants, la taxe foncière ou les honoraires de gestion, ne peuvent pas être récupérées.
Charges locatives : définition
Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, désignent les dépenses engagées par le propriétaire, qu’il peut ensuite refacturer au locataire, à condition qu’elles respectent un certain cadre légal. Il ne s’agit donc pas d’un supplément arbitraire, mais bien d’un remboursement de frais, justifié par l’usage ou l’entretien du logement.
Ce que dit la loi : les bases légales des charges locatives
Quand il s’agit de charges locatives, la loi ne laisse pas place à l’improvisation. Le cadre est clair, précis et encadré par des textes spécifiques, que tout propriétaire bailleur, comme tout locataire, a intérêt à connaître.
Ce que dit la réglementation
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 est la norme de référence. Il dresse la liste exhaustive des charges récupérables que le bailleur peut légitimement demander au locataire. Cette liste s’applique aussi bien pour les locations vides que meublées (avec quelques nuances, qu’on verra plus loin).
On retrouve aussi des précisions dans :
- la loi du 6 juillet 1989 qui encadre les rapports locatifs,
- le Code civil (articles 1719 et suivants),
- et les baux types officiels (modèles définis par arrêté).
Quelles sont les charges récupérables par le bailleur ? Liste complète
Voici la liste des charges récupérables que le propriétaire peut légalement réclamer à son locataire :
| Catégorie | Charges récupérables |
|---|---|
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Ascenseurs et monte-charges
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Eau, chauffage collectif et ECS
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Installations individuelles
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Parties communes intérieures
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Espaces extérieurs
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Hygiène & ordures
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Équipements divers
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Taxes & redevances
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Quelles sont les charges non récupérables auprès du locataire ?
Les charges non récupérables sont les dépenses supportées par le propriétaire, qui ne concernent ni l’usage courant, ni l’entretien léger du logement, ou qui relèvent de ses obligations légales. Elles restent donc à la charge exclusive du bailleur, même si elles profitent indirectement au locataire. Voici la liste :
Travaux et gros entretien
- Ravalement de façade
- Réfection de toiture ou d’étanchéité
- Remplacement de chaudière ou ascenseur
- Mise aux normes électriques ou thermiques
Frais de gestion et honoraires
- Honoraires d’agence (hors états des lieux d’entrée)
- Frais de gestion locative ou d’assurance propriétaire
- Charges de copropriété non liées aux services récupérables
Taxes & assurances
- Taxe foncière
- Assurance du propriétaire (PNO)
- Charges exceptionnelles décidées en assemblée générale
Comment calculer les charges locatives ?
La provision sur charges
C’est le mode de calcul le plus courant, notamment en location vide.
- Chaque mois, le locataire paie une provision estimée (en plus du loyer)
- Une fois par an, le propriétaire fait une régularisation en comparant les provisions versées aux dépenses réelles
Avantages :
- Calquée sur la réalité des dépenses
- Permet d’ajuster chaque année
- Obligation légale en location vide
Inconvénients :
- Plus de gestion administrative (les factures, les calculs, les pièces justificatives)
- Possible source de litige si la régularisation est mal faite
Le forfait de charges
Le forfait est autorisé uniquement en location meublée ou en colocation avec bail individuel.
- Le montant du forfait est inscrit dans le bail
- Il s’agit d’un montant mensuel fixe, sans régularisation
- Aucune justification ou réajustement n’est nécessaire (sauf clause spécifique)
Avantages :
- Plus simple à gérer pour le bailleur
- Transparent pour le locataire
Inconvénients :
- Si le montant est mal estimé, vous pouvez y perdre (ou surcharger le locataire)
- Le forfait reste encadré par l’article 8-1 de la loi de 1989 : il doit être « raisonnable et proportionné aux charges réelles »
Régularisation des charges locatives
Paiement des charges locatives : par où commencer ?
Si vous avez opté pour le mode provision pour charges, vous devez commencer par estimer le montant mensuel à faire payer au locataire.
Voici comment procéder, étape par étape :
Étape 1 : Lister les dépenses récupérables
Reprenez vos factures de l’année précédente :
- Chauffage collectif
- Eau (froide / chaude)
- Ascenseur
- Entretien des parties communes
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
- Espaces verts…
N’intégrez que les charges récupérables au sens du décret.
Étape 2 : Appliquer la clé de répartition
Selon le type de logement (immeuble en copropriété ou maison individuelle), la répartition se fait :
- au prorata des tantièmes de copropriété (souvent indiqué par le syndic),
- à la surface habitable,
- ou selon une clé précisée dans le bail.
Exemple simplifié (copropriété de 10 lots, charges récupérables = 1 200 €) :
→ Chaque locataire supporte 120 €/an → soit 10 €/mois
Étape 3 : Calculer la provision mensuelle
Divisez le total estimé par 12, puis arrondissez (à l’euro supérieur de préférence, pour anticiper une éventuelle hausse).
Régularisation annuelle des charges locatives
Important : le propriétaire doit adresser le décompte des charges au locataire au moins un mois avant la régularisation annuelle.
Ce délai lui permet de consulter les justificatifs (pendant 6 mois) et de préparer ses éventuelles observations ou contestations.
Lorsque vous appliquez des provisions, la régularisation annuelle est obligatoire, même si les provisions se révèlent exactes.
Ce que vous devez faire :
- Comparer les charges réellement engagées avec les montants versés par le locataire
- Transmettre un détail du décompte, ligne par ligne (montant, nature, clé de répartition…)
- Le faire au plus tard dans l’année qui suit la clôture de l’exercice comptable
En votre qualité de propriétaire bailleur, vous disposez d’un délai de trois ans, après la date d’exigibilité, pour réclamer à votre locataire le solde débiteur à l’issue d’une régularisation de charge. Passé ce délai, les sommes ne peuvent plus être exigées.
Si le locataire a trop payé :
Vous devez lui rembourser la différence, ou déduire ce trop-perçu des prochaines échéances.
Si le locataire n’a pas assez payé :
Il doit vous régler la différence, selon les modalités convenues.
Justificatifs : que faut-il transmettre (et comment) ?
Vous devez être en mesure de prouver l’exactitude des charges que vous réclamez.
Documents à fournir (ou rendre consultables) :
- Décompte des charges par nature de dépense
- Clé de répartition utilisée
- Attestation de TEOM (souvent sur l’avis de taxe foncière)
Le locataire peut demander à consulter ces pièces pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte.
Et si vous êtes au forfait ?
En location meublée ou colocation avec bail individuel, vous pouvez opter pour un forfait de charges.
Dans ce cas, il n’y a pas de régularisation… mais :
- Le montant du forfait doit rester cohérent avec les dépenses réelles
- Il est encadré par la loi : pas de surfacturation déguisée
- Le forfait doit être précisé dans le bail, de façon clair et détaillé
Le forfait ne dispense pas de conserver vos justificatifs, notamment en cas de litige ou de contestation sur le montant fixé.
Et avec Livimmo ?
Calculer, répartir, justifier : tout est automatisé.
- Archivage des justificatifs au bon endroit
- Alertes en cas d’oubli de régularisation
- Aide à la rédaction du bail, avec clauses conformes au mode choisi
Les erreurs fréquentes à éviter
Les charges locatives sont l’un des premiers motifs de tensions entre bailleur et locataire. Mauvais calculs, oublis de régularisation, charges illégitimes… un simple oubli peut se transformer en litige, voire en procédure.
Voici un tour d’horizon des erreurs les plus fréquentes, et surtout comment les éviter.
Réclamer des charges non récupérables
L’erreur classique : penser que toute dépense liée au logement peut être refacturée.
Faux : seuls les frais expressément listés dans le décret du 26 août 1987 sont considérés comme récupérables.
Oublier la régularisation annuelle
Régulariser les provisions n’est pas une option, c’est une obligation légale.
En cas de régularisation transmise plus d’un an après la clôture de l’exercice, le locataire peut solliciter un échelonnement de règlement en 12 mensualités.
Ne pas fournir les justificatifs
Le locataire a le droit de demander les pièces justifiant de la régularisation des charges.
L’absence de transparence peut entraîner la contestation du décompte, voire un blocage du paiement.
Bon réflexe : regroupez vos factures dans un dossier numérique accessible, ou envoyez un PDF récapitulatif.
Mal estimer le montant du forfait
En location meublée, le forfait ne doit pas être excessif, sous peine de requalification ou litige.
Un forfait mal calibré peut :
- être jugé « abusif »
- faire perdre la confiance du locataire
- devenir un argument de résiliation ou de négociation
Ne pas prévoir les cas particuliers
Entrée ou sortie du locataire en cours d’année, changement d’occupants, évolution des tantièmes…
Sans clause claire ou calcul adapté, la régularisation devient complexe et souvent contestée.
À faire figurer dans le bail : une clause de proratisation des charges en cas de départ anticipé.
Ce qu’un bailleur rigoureux doit toujours faire
- Rester dans le cadre légal
- Garder une traçabilité claire de toutes les dépenses
- Prévoir les particularités dans le contrat de location
- Être pédagogue avec son locataire (expliquer, ne pas imposer)
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