Vous ne pouvez pas être présent le jour de l’état des lieux ? Ça arrive plus souvent qu’on ne le pense.
Bonne nouvelle : la procuration pour un état des lieux permet de se faire représenter légalement, sans compliquer les choses. À condition de respecter quelques règles simples.
Dans cet article, on vous explique dans quels cas utiliser une procuration, ce qu’elle doit obligatoirement contenir et surtout, on met à votre disposition un modèle de procuration prêt à l’emploi, pour gagner du temps et éviter les oublis.
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Qu'est-ce qu'un état des lieux en location immobilière ?
L’état des lieux est un document officiel rédigé lors de l’entrée et de la sortie d’un locataire dans un logement. Il sert à constater l’état du bien au moment de la remise des clés, et à éviter tout litige concernant la restitution du logement. Ce document fait office de preuve légale en cas de désaccord entre le bailleur et le locataire sur d’éventuels dommages ou manquements à l’entretien du bien.
Lors de l’état des lieux de sortie, le dépôt de garantie peut être partiellement retenu en cas de dégradations constatées. C’est également à ce moment que les parties doivent se mettre d’accord sur l’état final du logement. Si un état des lieux de sortie n’a pas été réalisé, le locataire est présumé avoir rendu le logement en bon état, et le dépôt de garantie doit être restitué en totalité, sauf preuve du contraire. En l’absence d’état des lieux, le bailleur pourrait avoir des difficultés à justifier toute retenue.
Qu’est-ce qu’une procuration pour un état des lieux en location ?
Une procuration pour état des lieux est un document écrit par lequel une personne autorise un tiers à la représenter lors de l’état des lieux d’un logement, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
Concrètement, si le bailleur ou le locataire ne peut pas être présent le jour J, il peut confier cette mission à une autre personne grâce à une procuration. Cette personne, appelée mandataire, signera l’état des lieux en son nom.
D’un point de vue légal, la procuration est parfaitement valable, à condition qu’elle soit rédigée correctement et qu’elle précise clairement l’objet de la mission. Aucun formalisme complexe n’est imposé par la loi, mais certaines mentions sont indispensables pour éviter toute contestation par la suite.
À retenir : la procuration ne modifie pas les droits et obligations du bailleur ou du locataire. Elle permet simplement de se faire représenter, sans bloquer ou retarder l’état des lieux.
Source officielle : la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 (article 3-2).
Dans quels cas utiliser une procuration pour un état des lieux ?
Utiliser une procuration pour un état des lieux n’a rien d’exceptionnel. C’est une solution prévue pour les situations où être présent n’est tout simplement pas possible, ou pas pratique.
Voici les cas les plus courants.
Lorsque le bailleur est absent
Déplacement professionnel, logement situé loin de votre domicile, contraintes personnelles…
Le bailleur peut donner procuration à un proche ou à un tiers de confiance pour réaliser l’état des lieux à sa place, sans retarder l’entrée ou la sortie du locataire.
Lorsque le locataire ne peut pas se libérer
Horaires incompatibles, déménagement à distance, obligation professionnelle de dernière minute…
Le locataire peut lui aussi se faire représenter, afin que l’état des lieux ait lieu à la date prévue.
En cas de gestion à distance
C’est souvent le cas lorsque le logement se situe dans une autre ville ou une autre région. La procuration permet alors de simplifier l’organisation, sans multiplier les allers-retours inutiles.
À retenir : tant que la procuration est correctement rédigée et que le mandataire est clairement identifié, l’état des lieux reste pleinement valable, même en l’absence du bailleur ou du locataire.
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Qui peut donner et recevoir une procuration pour un état des lieux ?
La procuration pour état des lieux repose sur un principe simple : chacun peut se faire représenter, à condition de respecter les rôles de chacun.
Qui peut donner procuration ?
La procuration peut être donnée :
- par le bailleur, lorsqu’il ne peut pas être présent,
- par le locataire, dans la même situation.
Peu importe qu’il s’agisse d’un état des lieux d’entrée ou d’un état des lieux de sortie du logement. Le principe est le même dans les deux cas.
Qui peut recevoir une procuration ?
Le mandataire peut être :
- un proche (conjoint, membre de la famille, ami),
- une personne de confiance,
- un professionnel (agent immobilier, gestionnaire, huissier de justice).
L’essentiel est que cette personne soit clairement désignée dans la procuration et en capacité de réaliser l’état des lieux de manière sérieuse et contradictoire.
Un point de vigilance
Le mandataire signe l’état des lieux au nom du bailleur ou du locataire. Cela signifie que le contenu du document engage directement la personne représentée.
D’où l’importance de choisir quelqu’un de fiable… et de lui transmettre les bonnes consignes avant le rendez-vous.
Comment rédiger une procuration d'état des lieux ?
Pour être valable, une procuration pour état des lieux doit contenir certaines informations essentielles. Rien de compliqué, mais rien ne doit manquer.
Voici les mentions indispensables à vérifier.
L’identité des parties
La procuration doit indiquer clairement :
- les nom, prénom et coordonnées de la personne qui donne la procuration (bailleur ou locataire),
- les nom et prénom du mandataire.
Le logement concerné
L’adresse complète du logement doit être mentionnée, sans ambiguïté.
C’est ce qui permet de rattacher la procuration à un état des lieux précis.
L’objet de la procuration
Il doit être clairement indiqué que la procuration porte sur :
- la réalisation de l’état des lieux,
- et, le cas échéant, sa signature au nom du bailleur ou du locataire.
La date et la durée
La procuration doit préciser :
- la date de rédaction,
- sa durée de validité (par exemple : pour l’état des lieux du [date]).
Une procuration limitée dans le temps est toujours préférable.
La signature du mandant
La signature de la personne qui donne procuration est indispensable.
Sans elle, le document n’a aucune valeur juridique.
👉 À noter : aucun formalisme particulier n’est imposé. Une procuration manuscrite ou dactylographiée est valable, tant que ces mentions sont présentes.
Modèle de lettre de procuration pour état des lieux
Je soussigné(e) [Nom et prénom],
demeurant à [adresse complète],
agissant en qualité de [bailleur / locataire] du logement situé [adresse complète du logement],
donne par la présente procuration à [Nom et prénom du mandataire],
demeurant à [adresse complète],
afin de me représenter lors de l’état des lieux [d’entrée / de sortie] prévu le [date] à [heure] du logement indiqué ci-dessus.
Il / Elle est autorisé(e) à examiner le logement, à signer tous les documents afférents à l’état des lieux et à accomplir toutes formalités utiles en mon nom.
Fait à [lieu], le [date]
Signature (précédée de la mention « Bon pour pouvoir »)
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FAQ sur l'avenant au contrat de bail
La procuration pour état des lieux est-elle obligatoire ?
Non, la procuration n’est pas obligatoire. Toutefois, si vous ne pouvez pas être présent lors de l’état des lieux, une procuration vous permet de vous faire représenter légalement par un tiers.
Faut-il que la procuration soit signée par les deux parties (bailleur et locataire) ?
Non, seule la personne qui donne la procuration doit la signer. La signature du mandataire est facultative, mais peut être ajoutée pour plus de clarté.
Peut-on utiliser une procuration pour un état des lieux d’entrée et de sortie ?
Oui, la procuration peut être utilisée pour les deux types d’état des lieux (entrée ou sortie), à condition de bien spécifier l’objet (entrée ou sortie) et la date précise dans le document.
Est-ce qu’un tiers (ami, membre de la famille) peut être mandataire pour l’état des lieux ?
Oui, un proche de confiance peut être mandaté, à condition qu’il accepte de signer l’état des lieux en votre nom. Vous pouvez également faire appel à un professionnel (agent immobilier, huissier, etc.).
Une procuration manuscrite est-elle valable ?
Oui, une procuration manuscrite est tout à fait valable tant qu’elle contient toutes les mentions légales requises (identité des parties, date, objet, signature). Une version dactylographiée est également acceptable.
Que faire si le mandataire ne peut pas se rendre à l’état des lieux ?
Si votre mandataire ne peut pas être présent au dernier moment, il est recommandé de désigner un autre mandataire ou de reporter l’état des lieux si possible. Vous pouvez toujours faire une nouvelle procuration si nécessaire.