Chaque année, une opération revient dans la gestion de votre location : comparer ce que votre locataire a versé au titre des charges avec ce qu’il devait réellement. C’est précisément ce qu’on appelle l’apurement des charges locatives. En clair, il s’agit de solder le compte des charges entre vous et votre locataire : soit vous lui remboursez un trop-perçu, soit vous lui réclamez un complément.
Derrière ce terme un peu technique se cache donc un mécanisme simple, mais encadré par la loi. Encore faut-il savoir quand il s’applique, comment calculer le solde, quels délais respecter et comment gérer le cas particulier du départ du locataire. Ce guide vous explique le principe et le fonctionnement de l’apurement des charges, étape par étape, pour que vous puissiez le réaliser sereinement.
L'essentiel à retenir
L’apurement des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le bailleur solde le compte des charges avec son locataire, en comparant les provisions versées aux charges réelles.
Le calcul : charges réelles récupérables − provisions versées = solde.
Solde positif, le locataire verse un complément ; solde négatif, le bailleur rembourse le trop-perçu.
Qu'est-ce que l'apurement des charges locatives ?
L’apurement des charges est l’opération par laquelle vous établissez le décompte définitif des charges de votre location, une fois l’année écoulée. Concrètement, votre locataire vous verse chaque mois une somme estimée au titre des charges : ce sont les provisions. Mais une estimation reste une estimation. À la fin de l’exercice, quand vous connaissez le montant réel des dépenses, vous devez « apurer » ces charges, c’est-à-dire remettre les compteurs à zéro entre vous et votre locataire.
Deux issues sont possibles. Si votre locataire a trop versé, vous lui remboursez la différence. S’il n’a pas assez versé, vous lui réclamez le complément. Dans les deux cas, l’objectif est le même : faire coïncider ce qui a été payé avec ce qui était réellement dû. C’est une obligation légale, encadrée par la loi du 6 juillet 1989 et non une simple formalité que vous pourriez choisir d’ignorer.
Provisions ou forfait : quand l'apurement s'applique-t-il ?
L’apurement des charges ne concerne pas toutes les locations. Tout dépend de la façon dont vous facturez les charges à votre locataire et deux modes existent.
Le premier, ce sont les provisions sur charges : votre locataire verse chaque mois une avance, estimée à partir des dépenses de l’année précédente ou du budget prévisionnel de la copropriété. C’est ce mode qui déclenche l’apurement : puisque vous encaissez une estimation, vous devez la régulariser une fois par an. Pour une location vide, c’est d’ailleurs le seul mode autorisé.
Le second, c’est le forfait de charges : votre locataire règle un montant fixe, définitivement acquis, qui ne donne lieu à aucune régularisation, même si les dépenses réelles s’avèrent différentes. Aucun apurement n’est donc à prévoir. Le forfait n’est possible que dans deux cas : la location meublée et la colocation. À noter : pour un bail mobilité, les charges sont obligatoirement au forfait, ce qui exclut là aussi tout apurement.
En résumé, vous devez procéder à l’apurement dès que vous facturez les charges sous forme de provisions. Si vous avez opté pour le forfait, le sujet ne vous concerne pas.
Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?
L’apurement ne porte que sur les charges locatives récupérables, c’est-à-dire les dépenses que vous avancez mais dont vous pouvez demander le remboursement à votre locataire. Leur liste est fixée précisément par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et elle est limitative : ce qui n’y figure pas ne peut pas être facturé au locataire.
Parmi les charges récupérables les plus courantes :
- l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif ;
- l’entretien des parties communes (électricité, produits d’entretien, ménage, réparation de la minuterie ou du vide-ordures) ;
- les dépenses liées à l’ascenseur (électricité et petites réparations) ;
- l’entretien des espaces extérieurs (jardin, allées, aires de stationnement) ;
- la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
À l’inverse, certaines dépenses restent à votre charge et n’entrent jamais dans l’apurement : les honoraires du syndic, les diagnostics immobiliers, les gros travaux votés en assemblée générale ou encore la taxe foncière.
Comment fonctionne l'apurement des charges ?
Le fonctionnement de l’apurement repose sur une comparaison simple : d’un côté, ce que votre locataire a versé sur l’année ; de l’autre, ce que les charges ont réellement coûté. La différence entre les deux constitue le solde à régler. Encore faut-il attendre le bon moment : dans une copropriété, vous ne pouvez procéder à l’apurement qu’une fois les comptes arrêtés par le syndic et validés en assemblée générale, car c’est à cette étape que le montant réel des charges devient définitif.
Le calcul du solde, avec un exemple chiffré
Le calcul tient en une soustraction : charges réelles récupérables − provisions versées = solde de l’apurement.
Prenons un cas concret. Votre locataire verse 90 € de provisions par mois, soit 1 080 € sur l’année. En fin d’exercice, le décompte du syndic et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères portent le montant réel des charges récupérables à 1 200 €.
| Élément | Montant |
|---|---|
|
Provisions versées (90 € × 12)
|
1 080 €
|
|
Charges réelles récupérables
|
1 200 €
|
|
Solde de l'apurement
|
+ 120 €
|
Ici, le solde est positif : les provisions n’ont pas suffi, votre locataire vous doit un complément de 120 €. Vous appliquez ce montant sur son échéance suivante.
Si la situation avait été inverse : des charges réelles de 950 € pour 1 080 € versés, le solde aurait été de − 130 € : un trop-perçu que vous auriez dû lui rembourser.
Le formalisme à respecter
L’apurement ne se limite pas au calcul : la loi impose une procédure précise pour qu’il soit valable. Vous devez prévenir votre locataire au moins un mois avant la régularisation des charges locatives et lui adresser, par courrier ou par e-mail, un décompte par nature de charges (eau, chauffage, entretien, ascenseur…).
Si le logement est en copropriété, vous joignez également le mode de répartition des charges entre les lots et une note d’information sur le calcul des frais de chauffage et d’eau chaude.
Enfin, vous n’êtes pas tenu de transmettre spontanément les factures, mais vous devez pouvoir les justifier : conservez l’ensemble des pièces (relevés du syndic, factures d’énergie, de travaux…) à la disposition de votre locataire pendant au moins six mois à compter de l’envoi du décompte.
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Quels délais pour procéder à l'apurement ?
En principe, l’apurement des charges se fait une fois par an. Mais un oubli ou un retard n’est pas irrattrapable : la loi ALUR vous accorde un délai de prescription de trois ans pour régulariser des charges que vous auriez omis de réclamer. Ce délai court à compter de la date à laquelle les charges étaient exigibles, c’est-à-dire, en copropriété, à partir de la réception du décompte définitif transmis par le syndic.
Ce délai joue dans les deux sens. Vous disposez de trois ans pour réclamer un complément à votre locataire, mais lui aussi dispose de trois ans pour vous demander de régulariser s’il estime avoir trop versé et que vous ne l’avez pas fait. L’apurement n’est donc pas une faveur que vous accordez : c’est un droit réciproque.
Un point de vigilance en cas de retard important. Si vous régularisez avec plus d’un an de décalage, votre locataire peut exiger que le montant dû soit étalé sur douze mois, plutôt que réglé en une seule fois. Mieux vaut donc procéder à l’apurement chaque année, dès réception des comptes du syndic : vous évitez à votre locataire une régularisation lourde et vous limitez les risques de désaccord.
L'apurement des charges au départ du locataire
Le départ de votre locataire soulève une difficulté pratique : les comptes de la copropriété pour l’année en cours ne sont pas encore arrêtés et vous ne connaissez donc pas encore le montant réel des charges. Vous ne pouvez pas réaliser l’apurement immédiatement, alors même que vous devez restituer le dépôt de garantie.
La loi prévoit une solution. Vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté annuel des comptes du syndic. Cette retenue vous permet de couvrir un éventuel complément de charges si le décompte final révèle que les provisions versées étaient insuffisantes.
Une fois les comptes de la copropriété arrêtés, vous procédez à l’apurement comme d’habitude et vous restituez le solde de la somme retenue à votre ancien locataire. Si les charges réelles étaient inférieures aux provisions, vous lui rendez l’intégralité des 20 % ; si elles étaient supérieures, vous déduisez le complément dû avant de lui reverser le reste. Pensez à lui adresser le décompte justifiant cette régularisation, au même titre que pour un apurement classique.
Check-list pour réussir son apurement sereinement
Une fois le principe compris, l’apurement des charges devient une routine annuelle sans difficulté. Pour ne rien oublier, voici les étapes à suivre dans l’ordre :
- Attendez l’arrêté des comptes du syndic, validé en assemblée générale, qui fixe le montant réel des charges de copropriété.
- Identifiez les charges récupérables parmi ces dépenses, en écartant celles qui restent à votre charge.
- Calculez le solde : charges réelles récupérables moins provisions versées sur l’année.
- Prévenez votre locataire au moins un mois avant et adressez-lui le décompte par nature de charges, accompagné des documents de copropriété si nécessaire.
- Appliquez le solde sur l’échéance suivante : complément à réclamer ou trop-perçu à rembourser.
- Conservez les justificatifs à sa disposition pendant six mois.
La partie la plus délicate reste le calcul et le suivi des provisions d’une année sur l’autre, surtout si vous gérez plusieurs lots. Un logiciel de gestion locative comme Livimmo automatise ce suivi, fiabilise le calcul du solde et édite directement le décompte à transmettre au locataire, ce qui limite les erreurs et les oublis de délai.
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